档案工作简报

[2006]第8期

（总第287期）

本期目录

·青岛市开展“专门档案建设年”活动

·日照市档案局探索机关档案集约化管理新模式

·青岛开发区创建村级组织档案信息资源共享示范点

·诸城市档案馆档案库房管理实现“智能化”

青岛市开展“专门档案建设年”活动

为适应新时期经济建设和社会发展的需要，科学整合和合理开发档案信息资源，进一步理顺档案行政管理部门与专门档案形成单位的关系，最大限度地优化配置国家档案资源，不断提高各部门各单位专门档案管理的规范化水平，丰富地方综合档案馆馆藏资源，促进青岛市各级国家综合档案馆馆藏档案逐步达到门类齐全、结构合理，充分发挥专门档案在全市各项事业发展中的作用。青岛市在全市范围内开展了“专门档案建设年”活动。

活动的工作目标是建立专门档案规范化管理体制，实行专门档案立卷改革，形成以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的专门档案监管模式，实现专门档案的依法管理。

为保证此项活动的顺利进行，青岛市档案局采取了四个方面的具体措施：一是理顺专门档案管理体制，明确各单位工作职责；二是开展专门档案进馆价值研究工作；三是开展专门档案立卷改革，制定专门档案管理规范；四是开展专门档案移交、接收进馆工作。                                       (青岛市档案局监督指导一处)

日照市档案局探索机关档案集约化管理新模式

《山东省档案管理考核办法》实施以来，日照档案局连续三年在全市机关、企事业单位开展了档案管理年度考核工作，全市档案管理水平明显提高。但受办公条件拥挤、人员紧张等客观因素的限制，仍存在部分单位达不到档案管理基本要求的问题，无法在短期内改善，制约了全市档案事业的更快发展。针对这个问题，日照市档案局经过深入调查研究，并报请市领导同意，决定于今年开展市直机关档案集中管理试点工作，并以此向国家档案局申请科研立项。

通过对市直机关档案集中管理，充分发挥综合档案馆馆舍充足、设施完备、管理专业的优势，弥补机关单位人员不足、档案库房狭小、管理松散的局面，在降低各单位档案保管投入的同时，提升档案管理整体水平。同时，进一步发挥档案部门的服务职能，变被动服务为主动服务，创新机关档案管理模式，探索机关档案管理集约化的新路子，推动全市档案工作再上新台阶。                          (日照市档案局)

青岛开发区创建村级组织档案信息资源共享示范点

青岛开发区档案局为进一步加强基层档案信息化水平，实现基层档案信息资源共享，结合本区档案工作实际，在长江路办事处开展了村级组织档案信息资源共享示范点创建活动。开展此项活动的目的就是利用局域网，在办事处和各村居之间全面实现办公文件生成、归档、管理和使用的数字化，在办事处和各村居之间建立互联互通的资源共享系统。其工作目标是：建立一套完善的办公数字文件生成、归档、管理和使用规章制度；室藏案卷级、文件级档案目录全部输入微机，实现文件自动检索；室藏文件及照片档案进行全文扫描，实现档案文件的全文自动检索；建立实物档案数字库和录音录像文件库，实现多媒体资源信息共享。

为进一步加强创建工作的领导，青岛开发区档案局成立了创建活动领导小组，按照高起点、高标准、严要求的工作思路，把创建村级组织档案信息资源共享示范点工作作为一项重要工作来抓，分管领导和业务指导人员多次上门进行具体指导，协助研究工作内容，制定创建计划；多次邀请青岛市档案局领导和专家亲临现场指导创建工作；长江路街道办事处及各村居在办公经费较紧张的情况下，专门拿出资金，分别为档案室配备了电脑、复印机、扫描仪、空调、去湿机、吸尘器、刻录机、移动硬盘等现代化办公设备，使办事处和各村居档案室硬件建设达到了一个较高的水平，为创建工作的开展打下了良好基础。

经过近一年的工作，长江路办事处和各村居都分别建立健全了《电子文件归档于管理办法》、《机关档案数字化规程》、《电子文件开放控制办法》等相关制度；将办事处和各村居室藏档案的纸质文件永久和长期的案卷进行了拆装、扫描、保存、压缩，共扫描文件2万余页，室藏档案数字化率达到100%；将照片档案、实物档案进行了分类、整理和编目，并将目录输入微机实行动态管理；按照《电子文件归档与管理办法》将保存的数字化档案信息进行了存储、备份；利用青岛市档案局提供的档案管理系统和原有的易初档案管理系统、金宏政务网、办公自动化系统，对电子文件、档案进行网上接收和动态管理。

目前，青岛开发区长江路办事处和各村居之间均实现了信息共享，文件、材料、信息的收发、传阅、处理、归档、利用全部实现网上动态管理。青岛市档案局已将其确定为市级示范点。                                       (青岛开发区档案局)

诸城市档案馆档案库房管理实现“智能化”

诸城市档案馆在市委、市政府对档案事业的高度重视和大力支持下，继去年顺利通过省特级档案馆评审验收后，又投资15万元安装了档案库房综合智能管理系统。日前，该系统已调试完毕，正式投入使用。成为潍坊市首家对档案库房实行智能化管理的档案馆。

该智能管理系统，按照档案库房、档案安全保护的管理技术要求，采用防火、防盗、温湿度检测控制、视频监控技术，由三台工控机实现所有功能的管理。设计完成后，库房内的温湿度可以自动调控，动态显示，保存数据，曲线打印报表。如温湿度超出规定的界限，控制系统将立即启动自动除湿降温装置，将温湿度调整到正常参数；当库房出现警情时，系统会自动以声、光方式报警,并自动接通110和安全管理人员的电话。此外，该系统还可对阅档室进行实时监控，动态录像存入硬盘，以备日后查用。

该系统的投入使用，为档案人员科学管理档案库房提供了有力的技术支持，同时也标志着该馆的档案现代化管理水平又上了一个新的台阶。

（诸城市档案馆　毕秋艳、张伯英）

报：省委秘书长杨传升，副省长张昭福，省委副秘书长、办公厅主任李天军，省政府办公厅副主任司安民，国家档案局，省委办公厅、省委办公厅信息处，省政府办公厅信息处、省政府办公厅秘书四处，省人大教科文卫委员会，省直机关工委《机关党建》编辑部

发：各市档案局

山东省档案局办公室印发                                         共印40份