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地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状与对策——基于山东省部分地方普通本科院校的调查
发布时间: 2015-06-01信息来源: 保护处点击率:

    摘 要:为适应高等教育体制改革,高校普遍实行了教师聘任制度。随着高校聘任制的实施和教育信息化的发展,对聘用制人员的人事档案管理开始出现利用信息化管理系统进行人事档案管理的现代模式。我国地方普通本科院校积极采用人事档案管理软件,摸索人事档案管理的新机制和新方法。但由于很多高校的人事档案管理信息化工作目前还处于初级阶段,存在着诸多问题与不足。本文通过调查与访谈,分析了当前地方普通本科院校聘用制下人事档案管理信息化的现状与问题,给出了进一步推进和完善人事档案管理信息化工作的对策与建议。

关键词:普通本科院校;人事档案管理;信息化

普通本科院校作为事业单位,拥有独立的人事管理权限,其人事档案一般由人事部门或组织部门保管。高校实行人事代理制度后,人事档案管理不仅涉及到学校档案管理部门,而且涉及到当地人才交流中心[1]。由于人事档案管理存在在编职工和新聘用人员不一致的情况,在档案存放和档案使用方面增加了很多渠道和方式,造成人事档案管理工作的复杂局面。再加之,普通本科院校人事档案管理信息化工作处于起步阶段,在档案管理信息化建设工作的各要素方面都存在诸多问题和不足。因此,分析我国普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状,找出存在的主要问题并提出改进的方向和策略,对于完善我国高校人事档案管理工作和提升档案管理工作的效率效果,具有重要的现实意义。

一、地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状

为了解地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状,本研究以山东省12所地方普通本科院校为调查对象,对当前普通高校开展人事档案管理信息化实施的状况进行了问卷调查与访谈。在这12所普通高校中,从办学层次来看,均为非重点院校(没有“211”和“985”学校),其中地方一本院校为3所,其他均为地方二本院校。从调查与访谈结果来看,地方普通本科院校人事档案管理信息化实施工作得到普遍认同和重视,但总体尚处于探索性的初级阶段,主要表现在:

调查内容

结果

对于人事档案信息化管理认同程度

非常有必要

传统模式即可

信息化同时保留

传统模式

91%

9%

100%

相关软件应用程度

采用信息化系统

单机版系统

网络化系统

55%

55%

18%

工作模式

系统专人负责

管理制度化

64%

36%

软件自主化程度

自主开发

外部采购

72%

28%

1.人事档案信息化管理理念得到高度认同

本研究认为,高校在肯定信息化管理工作重要性的同时,仍会保留对档案管理的传统方法,是由高校当前人事档案管理和使用的性质与现实工作环境决定的。一方面,档案管理目前还不能抛弃传统的卷宗文档实现完全的信息化;另一方面,各种人事档案的查阅、调用和转呈等流程工作没有实现信息化的管理。从访谈过程中,所有高校均表示会加强人事档案管理信息化管理的建设工作,考虑逐步由传统管理方式改为基于信息化的档案管理新模式。由此可以看出,地方普通本科高校对于开展人事档案管理信息化工作持认同和积极态度,在理念与态度层面已经认同并得到实际运用。

2.人事档案信息化管理软件得到实际运用

本研究认为,普通高校人事档案管理软件的使用还未达到普及的程度,一方面可能是源于目前的人事档案管理信息软件在功能方面与档案管理现实工作有脱节,尚未完全成熟;另一方面,可能是由于档案管理工作者的信息化素养还不够,还不太习惯于新的工作方式。但我们可以预见,随着人事代理制度的发展、人事档案相关使用机构与人员的信息化水平的提高,高校人事档案管理的信息化会很快得到普及。

3.人事档案信息化管理工作模式开设建立

软件的实际应用,过渡到制定组织管理规范与工作流程模式的新的发展阶段。人事档案信息化管理的实施工作,不仅涉及到软件的开发与采购、软件的部署与使用,还涉及到相关工作人员的分工与工作流程的改变,涉及到档案管理工作的管理模式和管理规范。人事档案信息化管理工作模式的建立,需要高校相关部门和工作人员的调整和适应,需要一定的时间才能完善。

二、地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的问题

从调查结果和访谈过程中,普通本科院校实施人事档案信息化管理还存在很多问题,主要表现在:

调查内容

结果

信息化管理程度

传统为主

部分实现

开始尝试

尚未启用

100%

36%

27%

37%

现有软件满意度

不够实用

还需完善

实用

工作流程与软件脱节

55%

73%

27%

55%

使用效果不理想原因

软件需改进

使用人操作能力有待提高

系统与业务

对接

主管部门

重视不够

64%

64%

73%

9%

其中造成这些问题的原因,一方面有可能是因为高校目前所采用的人事档案信息化管理软件多数是自主开发,自主开发的团队既不是有人事档案管理工作经验的一线人员,又不是专门从事软件开发的技术人员,而提供软件开发需求的人事档案管理人员虽然熟悉工作流程,但并不擅长将其工作流程和业务规范描述为标准化的软件开发需求,即存在软件开发者和使用者的业务对接有障碍;另一方面,即使是外部购买的专门化的人事档案管理信息化软件,购买的软件并未针对高校人事档案管理的工作实际进行优化设计,存在其功能和业务流程与高校的人事档案管理工作脱节的情况。

另外,影响档案信息化管理软件使用效果的因素,无外乎三个方面:一是人的因素,即软件的实际使用者,其工作经验、信息化素养和使用的积极性等会直接影响使用的效果;二是软件本身的问题,其功能界面的操作便捷性、业务流程的合理性和功能设计的实用性等都会给使用效果带来直接影响;三是人事档案管理工作的内部管理问题,其管理机制、软件使用要求和信息化重视程度等也会影响软件的实际使用效果。

三、完善地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的对策

综合上述普通本科院校人事档案管理信息化实施的当前状况和存在的问题,为适应人事代理制度下的高校人事档案管理工作发展需要,提升人事档案管理工作的管理效率,推进并完善高校人事档案管理信息化工作,本研究认为,推动地方普通本科院校人事档案管理信息化管理的使用范围和效果,应从以下几个方面着手:

1.加强人事档案信息化管理队伍的培训

人事档案信息化管理工作,对于大多数高校人事档案管理工作者而言,都是新内容、新课题,在该方面缺乏系统的理论知识和工作经验积累,也就是说缺乏基本的人事档案管理信息化方面的技能素养。实现人事档案信息化管理的核心要素是人,人的问题解决了,其他问题也就相应解决了。通过加强人事档案信息化管理队伍的培训,一方面可以提升其对信息化工作意义的认识,培养其运用信息化软件工作的意识,另一方面可以提升其对信息化软件功能需求的理解和软件使用的相关技能,为进一步完善软件设计,提高软件操作熟练程度,提升工作效率效果,起到关键作用。通过培训人事档案管理工作队伍,也可以实现优化现有管理模式,完善工作流程,规范档案管理各方面工作的效果。相信人事档案管理工作队伍的信息化和专业化水平问题得到提升后,高校人事档案管理信息化实施的很多困难和瓶颈会得到解决。

2.完善人事档案信息化管理软件的业务功能

从调查和访谈结果看,现有人事档案信息化管理软件的业务功能与档案管理工作不匹配从而影响信息化实施的进程和效果,是普遍存在的问题。当前,普通本科院校在人事档案管理信息化方面虽然进行了一些工作模式和管理实践探索,形成了一定的套路、规范和经验,摸清了一些实际使用问题和可供改进的对策与措施。但整体上看,人事档案管理实现信息化管理应制订哪些发展规划和制度规范,人事档案管理信息化软件需要哪些功能和流程标准、管理原则和管理方法,针对不同档案管理业务、不同业务流程应针对性地做什么样的优化设计、采取何种实现模式,信息化软件与高校人事档案管理工作应如何融合,如何针对不同档案对象、不同使用的需求有区别地设计适合的软件功能体系,诸如此类的问题,目前尚处于感性感知、尚未形成科学系统的标准阶段。这个困难和瓶颈,需要高校人事档案管理工作者在理论研究与实践探索的基础上,通过一定时间的积累,才能最终形成成熟的使用需求和设计要求,形成一系列的标准与操作规范。只有在科学充分的理论与实践经验积淀基础之上,才能对人事档案管理信息化软件进行顶层设计与框架规划,才能科学定义人事档案管理信息化软件的功能定位、需求目标,进而才能科学选择合理的档案信息分类、管理模式和管理方法,最终构建系统、科学、可实施的人事档案管理信息化体系。

3.进一步加大人事档案信息化管理软件的投入

从调查和访谈结果看,制约高校人事档案管理信息化实施的一个重要因素是人事主管部门不够重视,实施信息化工作的投入不足。作为高校人事档案信息化管理工作的建设和实施工作,必须投入相应的人力、物力、智力和时间等资源,来进行信息化软件的开发或采购、人员的配置与职能调整、信息化软件使用的培训、业务规范与管理制度的制订等一系列的部署实施工作。高校人事档案管理信息化工作,是高校落实人事代理制度,做好人事管理和服务工作的重要载体和工作环节之一,是高校人事管理和体制改革的重要组成部分。高校通过统筹整合各方资源,结合学校人事档案管理工作实际,创新地将人事档案管理工作与教育信息化开展融为一体化的工作模式,发挥信息协同共享的优势,完善人事档案信息化管理工作实施的配套管理与支持体系,高效利用信息化手段,无缝对接人事档案管理各项工作流程与规范,这样就能实现高校人事档案管理信息化工作的开展与快速完善。

参考文献:

[1] 李玮. 高校人事代理制度下聘用制人员档案管理的思考[J] . 科技信息,2009,(28.

李玮(1980.05—)    齐鲁师范学院人事处  山东济南  250013  

孔庆松(1979.04—)  齐鲁师范学院山东省教师资格认定指导中心  山东济南  250013

李玮 孔庆松
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