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地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状与对策——基于山东省部分地方普通本科院校的调查
发布时间: 2015-06-01信息来源: 保护处点击率:

    摘 要:为适应高等教育体制改革,高校普遍实行了教师聘任制度。随着高校聘任制的实施和教育信息化的发展,对聘用制人员的人事档案管理开始出现利用信息化管理系统进行人事档案管理的现代模式。我国地方普通本科院校积极采用人事档案管理软件,摸索人事档案管理的新机制和新方法。但由于很多高校的人事档案管理信息化工作目前还处于初级阶段,存在着诸多问题与不足。本文通过调查与访谈,分析了当前地方普通本科院校聘用制下人事档案管理信息化的现状与问题,给出了进一步推进和完善人事档案管理信息化工作的对策与建议。

关键词:普通本科院校;人事档案管理;信息化

普通本科院校作为事业单位,拥有独立的人事管理权限,其人事档案一般由人事部门或组织部门保管。高校实行人事代理制度后,人事档案管理不仅涉及到学校档案管理部门,而且涉及到当地人才交流中心[1]。由于人事档案管理存在在编职工和新聘用人员不一致的情况,在档案存放和档案使用方面增加了很多渠道和方式,造成人事档案管理工作的复杂局面。再加之,普通本科院校人事档案管理信息化工作处于起步阶段,在档案管理信息化建设工作的各要素方面都存在诸多问题和不足。因此,分析我国普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状,找出存在的主要问题并提出改进的方向和策略,对于完善我国高校人事档案管理工作和提升档案管理工作的效率效果,具有重要的现实意义。

一、地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状

为了解地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的现状,本研究以山东省12所地方普通本科院校为调查对象,对当前普通高校开展人事档案管理信息化实施的状况进行了问卷调查与访谈。在这12所普通高校中,从办学层次来看,均为非重点院校(没有“211”和“985”学校),其中地方一本院校为3所,其他均为地方二本院校。从调查与访谈结果来看,地方普通本科院校人事档案管理信息化实施工作得到普遍认同和重视,但总体尚处于探索性的初级阶段,主要表现在:

调查内容

结果

对于人事档案信息化管理认同程度

非常有必要

传统模式即可

信息化同时保留

传统模式

91%

9%

100%

相关软件应用程度

采用信息化系统

单机版系统

网络化系统

55%

55%

18%

工作模式

系统专人负责

管理制度化

64%

36%

软件自主化程度

自主开发

外部采购

72%

28%

1.人事档案信息化管理理念得到高度认同

本研究认为,高校在肯定信息化管理工作重要性的同时,仍会保留对档案管理的传统方法,是由高校当前人事档案管理和使用的性质与现实工作环境决定的。一方面,档案管理目前还不能抛弃传统的卷宗文档实现完全的信息化;另一方面,各种人事档案的查阅、调用和转呈等流程工作没有实现信息化的管理。从访谈过程中,所有高校均表示会加强人事档案管理信息化管理的建设工作,考虑逐步由传统管理方式改为基于信息化的档案管理新模式。由此可以看出,地方普通本科高校对于开展人事档案管理信息化工作持认同和积极态度,在理念与态度层面已经认同并得到实际运用。

2.人事档案信息化管理软件得到实际运用

本研究认为,普通高校人事档案管理软件的使用还未达到普及的程度,一方面可能是源于目前的人事档案管理信息软件在功能方面与档案管理现实工作有脱节,尚未完全成熟;另一方面,可能是由于档案管理工作者的信息化素养还不够,还不太习惯于新的工作方式。但我们可以预见,随着人事代理制度的发展、人事档案相关使用机构与人员的信息化水平的提高,高校人事档案管理的信息化会很快得到普及。

3.人事档案信息化管理工作模式开设建立

软件的实际应用,过渡到制定组织管理规范与工作流程模式的新的发展阶段。人事档案信息化管理的实施工作,不仅涉及到软件的开发与采购、软件的部署与使用,还涉及到相关工作人员的分工与工作流程的改变,涉及到档案管理工作的管理模式和管理规范。人事档案信息化管理工作模式的建立,需要高校相关部门和工作人员的调整和适应,需要一定的时间才能完善。

二、地方普通本科院校人事档案管理信息化实施的问题

从调查结果和访谈过程中,普通本科院校实施人事档案信息化管理还存在很多问题,主要表现在:

调查内容

结果

信息化管理程度

传统为主

部分实现

开始尝试

尚未启用

100%

36%

27%

37%

现有软件满意度

不够实用

还需完善

实用

工作流程与软件脱节

55%

73%

27%

55%

使用效果不理想原因

软件需改进